Fensterreinigung in der Betriebskostenabrechnung: Was Vermieter umlegen dürfen

Kaum eine Position in der Nebenkostenabrechnung sorgt so zuverlässig für Nachfragen wie die Fensterreinigung. Mieter fragen, warum sie für Glas bezahlen, das sie selbst putzen. Vermieter und Hausverwaltungen fragen sich umgekehrt, ob die Rechnung für die großen Fenster im Treppenhaus überhaupt umlagefähig ist. Die Antwort hängt davon ab, welche Fenster gereinigt werden, wie oft und was im Mietvertrag steht. Wir sind eine Reinigungsfirma, keine Kanzlei: Der folgende Überblick hilft bei der Einordnung und beim Formulieren des Auftrags, ersetzt aber im Streitfall keine Rechtsberatung.

Die rechtliche Grundlage in zwei Sätzen

Betriebskosten dürfen nur dann auf Mieter umgelegt werden, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Welche Kosten überhaupt als Betriebskosten gelten, regelt die Betriebskostenverordnung; die Reinigung ist dort unter der Nummer „Gebäudereinigung“ erfasst – und zwar für die Teile des Hauses, die von den Bewohnern gemeinsam genutzt werden, also zum Beispiel Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Waschküchen und den Aufzug.

Daraus folgt die Grundregel: Fenster in diesen Gemeinschaftsbereichen gehören zur Gebäudereinigung. Fenster, die zu einer einzelnen Wohnung gehören, gehören nicht dazu.

Diese Fensterreinigung ist in der Regel umlegbar

• Treppenhausfenster und verglaste Treppenhauswände,
• Glas in Hauseingangstüren und Windfängen,
• Fenster in gemeinschaftlich genutzten Keller-, Wasch- und Trockenräumen,
• verglaste Aufzugstüren oder -kabinen.

Voraussetzung ist, dass die Reinigung laufend stattfindet, also in wiederkehrenden Abständen, und nicht als einmalige Aktion. Welcher Turnus angemessen ist, hängt vom Haus ab; ein Turnus, der deutlich über das Übliche hinausgeht, kann am Wirtschaftlichkeitsgebot scheitern, das Vermieter bei allen Betriebskosten beachten müssen.

Diese Fensterreinigung gehört nicht in die Abrechnung

Fenster in der Mietwohnung. Die Fenster der eigenen Wohnung reinigt der Mieter selbst, innen wie außen, soweit das gefahrlos möglich ist. Beauftragt der Vermieter dafür trotzdem eine Firma, kann er diese Kosten nicht einfach als Gebäudereinigung abrechnen.

Einmalige Reinigungen. Eine Grundreinigung nach einer Fassadensanierung, das Entfernen von Farbspritzern nach dem Anstrich oder die Reinigung nach einem Wasserschaden sind keine laufenden Kosten. Sie gehören zur Instandhaltung oder zum jeweiligen Bauprojekt und werden vom Vermieter getragen.

Doppelte Positionen. Putzt der Hauswart die Treppenhausfenster ohnehin mit, darf dieselbe Leistung nicht noch einmal als Fremdreinigung erscheinen. Das fällt in der Praxis erst auf, wenn ein Mieter die Belege einsieht.

Die Grauzone: Glas, das der Mieter nicht erreicht

Schwierig wird es bei Außenflächen, die von der Wohnung aus nicht gefahrlos zu erreichen sind: feststehende Verglasungen, bodentiefe Elemente über mehrere Geschosse, Glasfassaden, Oberlichter. Hier kann der Mieter die Reinigung nicht selbst übernehmen, und die Frage, ob der Vermieter die Kosten als sonstige Betriebskosten umlegen darf, wird nicht einheitlich beantwortet.

Sicher ist nur: Ohne eine ausdrückliche Nennung dieser Kosten im Mietvertrag wird es schwer. Wer ein Haus mit solchen Flächen vermietet oder verwaltet, sollte die Regelung beim Abschluss neuer Verträge prüfen lassen, statt sie erst in der Abrechnung zu versuchen. Für die Reinigung selbst sollten solche Flächen ohnehin als eigene Position im Auftrag stehen, weil sie häufig Hubsteiger, Leitern mit Sicherung oder Stangensysteme erfordern und damit anders kalkuliert werden als ein Treppenhausfenster.

So sollte der Auftrag an die Reinigungsfirma aussehen

Viele Streitigkeiten über Betriebskosten entstehen nicht aus der Rechtslage, sondern aus unklaren Rechnungen. Wenn eine Firma „Glasreinigung Objekt Seestraße, pauschal“ abrechnet und darin Treppenhaus, Büroeinheit im Erdgeschoss und zwei Wohnungsfenster stecken, lässt sich der umlegbare Anteil kaum noch sauber ermitteln. Hilfreich ist deshalb:

1. Leistungen getrennt beauftragen: Gemeinschaftsflächen als eigene Position, Sonderwünsche einzelner Parteien oder Gewerbeeinheiten separat.
2. Turnus festlegen: Im Leistungsverzeichnis steht, welche Flächen wie oft gereinigt werden.
3. Einmalige Einsätze kennzeichnen: Eine Grundreinigung wird als eigener Auftrag abgerechnet und nicht im laufenden Vertrag versteckt.
4. Arbeitskosten ausweisen: Das braucht der Mieter für die Steuer, dazu gleich mehr.

Sprechen Sie diese Trennung schon bei der Angebotsanfrage an. Dann lässt sich die Rechnung später ohne Nacharbeit in die Abrechnung übernehmen. Details zu unseren Leistungen für Hausverwaltungen finden Sie unter Leistungen.

Verteilung auf die Mietparteien

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Das führt manchmal zu der Frage, warum die Erdgeschosswohnung für die Fenster im dritten Stock mitbezahlt. Die Antwort: Das Treppenhaus ist eine Gemeinschaftsfläche, und dieselbe Logik gilt auch bei der Treppenhausreinigung selbst. Wer eine andere Verteilung möchte, muss sie vertraglich regeln.

Mieter haben zudem das Recht, die Belege zur Abrechnung einzusehen. Spätestens dann zeigt sich, ob die Rechnung der Reinigungsfirma die Position trägt, die in der Abrechnung steht. Eine Verwaltung, die ihre Rechnungen so ablegt, dass die Belegeinsicht in wenigen Minuten erledigt ist, spart sich viele Diskussionen.

Sonderfall: Gewerbeeinheiten im Wohnhaus

In vielen Häusern in den Ortskernen rund um den Bodensee sitzt im Erdgeschoss eine Praxis, ein Laden oder ein Büro, darüber wird gewohnt. Nutzen Kunden und Patienten den gemeinsamen Eingang, verschmutzen Tür und Glas oft deutlich schneller, und der Reinigungsturnus richtet sich nach dem Gewerbe, nicht nach den Wohnungen.

Verursacht die Gewerbeeinheit erheblich höhere Kosten, kann es notwendig sein, diesen Mehraufwand vorab herauszurechnen, bevor der Rest auf die Wohnungen verteilt wird. Wann das zwingend ist, hängt vom Einzelfall ab und gehört zu den Fragen, die Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären sollten. Für die Reinigungsfirma heißt es in jedem Fall: Die Glasflächen des Gewerbes – Schaufenster, Praxistür, Beschriftungsflächen – werden besser als eigener Auftrag direkt mit dem Gewerbemieter vereinbart. Dann taucht diese Leistung in der Betriebskostenabrechnung der Wohnungen gar nicht erst auf, und niemand muss nachträglich Anteile schätzen.

Ein Vorteil für Mieter: Steuerermäßigung

Mieter können ihren Anteil an den Arbeitskosten für die Gebäudereinigung in der Regel als haushaltsnahe Dienstleistung in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Das funktioniert aber nur, wenn die Nebenkostenabrechnung oder eine Bescheinigung des Vermieters den Anteil der Arbeitskosten erkennbar ausweist. Eine Rechnung, die Material, Anfahrt und Arbeitszeit sauber trennt, ist daher nicht nur für die Verwaltung bequemer, sondern bringt auch den Mietern einen konkreten Vorteil – und nimmt vielen Beschwerden über die Position die Schärfe.

Wenn Sie für ein Objekt am Bodensee oder im Hegau eine Glasreinigung der Gemeinschaftsflächen mit abrechnungsfähiger Rechnung suchen, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Weitere Themen für Vermieter und Verwaltungen finden Sie im Blog.

Häufige Fragen

Darf der Vermieter die Reinigung der Treppenhausfenster auf die Mieter umlegen?

In der Regel ja, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht und die Reinigung regelmäßig stattfindet. Die Fenster in gemeinsam genutzten Bereichen gehören zur Gebäudereinigung im Sinne der Betriebskostenverordnung.

Muss ich als Mieter für die Reinigung meiner Wohnungsfenster zahlen?

Die Fenster der eigenen Wohnung reinigen Mieter grundsätzlich selbst, soweit das gefahrlos möglich ist. Kosten für eine Fremdreinigung dieser Fenster gehören nicht als Gebäudereinigung in die Nebenkostenabrechnung.

Ist eine einmalige Grundreinigung der Fenster umlagefähig?

Nein. Einmalige Reinigungen, etwa nach Bau- oder Sanierungsarbeiten, sind keine laufenden Betriebskosten und werden vom Vermieter getragen.

Kann ich die Fensterreinigung aus der Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen?

Den Anteil der Arbeitskosten können Mieter in der Regel als haushaltsnahe Dienstleistung geltend machen. Dafür muss die Abrechnung oder eine Bescheinigung des Vermieters diesen Anteil ausweisen.