Leistungsverzeichnis Gebäudereinigung: Was in eine Ausschreibung gehört

Drei Angebote für dieselbe Immobilie, drei Monatspauschalen, und sie liegen weit auseinander. Der erste Reflex ist immer derselbe: Wer bietet am meisten Fläche für das Geld? Diese Frage lässt sich aber nur beantworten, wenn alle drei Betriebe dieselbe Aufgabe kalkuliert haben. Und genau das ist der Normalfall nicht, wenn die Ausschreibung keine belastbare Grundlage mitliefert.

Wer Reinigungsleistungen vergibt, kauft keine Ware ein, sondern Arbeitszeit an definierten Flächen. Deshalb entscheidet die Qualität der Ausschreibungsunterlage darüber, ob am Ende ein Vergleich oder nur ein Preisraten stattfindet. Dieser Beitrag beschreibt, was in ein Leistungsverzeichnis gehört, damit Angebote vergleichbar werden: für Hausverwaltungen, WEG-Verwalter und Gewerbekunden, die ihre Objektreinigung neu vergeben.

Warum Monatspauschalen ohne Raumbuch nichts aussagen

Ein Preis ist immer die Antwort auf eine Frage. Formulieren Sie die Frage nicht, formuliert sie jeder Bieter selbst - und zwar so, wie sie in seine Kalkulation passt. Der eine unterstellt, dass die Tiefgarage dazugehört, der andere nicht. Der eine reinigt die Sanitärbereiche fünfmal pro Woche, der andere dreimal. Der eine hat die Glasflächen im Treppenhaus eingerechnet, der andere hält sie für eine Sonderleistung. Alle drei Angebote sind korrekt und trotzdem nicht vergleichbar.

Das rächt sich nicht bei der Vergabe, sondern nach einigen Monaten: Die Leistung fühlt sich dünner an als erwartet, und weil nichts Prüfbares vereinbart wurde, gewinnt die anschließende Diskussion niemand. Ein Leistungsverzeichnis verhindert das, indem es aus einer Erwartung eine Beschreibung macht.

Für private und gewerbliche Auftraggeber ist die Form dabei frei. Wer öffentlich vergibt, ist zusätzlich an formale Vergaberegeln gebunden - inhaltlich verlangen die aber genau dasselbe: eine eindeutige, für alle Bieter identische Leistungsbeschreibung.

Das Raumbuch als Datengrundlage

Das Raumbuch ist die Bestandsaufnahme, aus der jede Kalkulation entsteht. Es ist unspektakulär und kostet einen halben Tag Arbeit, aber es ist der einzige Teil der Ausschreibung, den kein Dienstleister für Sie erfinden kann. Erfasst wird Raum für Raum, nicht gebäudeweise.

Die Erreichbarkeit der Glasflächen ist der Punkt, an dem die meisten Ausschreibungen unvollständig bleiben - und zugleich der, der die größten Nachträge auslöst. Eine Fensterfront, für die ein Steiger gemietet werden muss, ist eine andere Position als eine, die vom Rasen aus erreichbar ist.

Frequenzen je Raumart, nicht pauschal

Die häufigste Schwachstelle im Leistungsverzeichnis ist eine Angabe wie „Reinigung zweimal wöchentlich“. Sie klingt präzise und bedeutet nichts, weil sie nicht sagt, was in dieser Reinigung enthalten ist. Sauber wird es erst, wenn Tätigkeit und Frequenz zusammen an der Raumart hängen.

Praktikabel ist eine Matrix: Zeilen sind die Tätigkeiten (Böden kehren oder feucht wischen, Sanitärobjekte reinigen und desinfizieren, Papierkörbe leeren, Griffbereich abwischen, Spiegel und Glas im Griffbereich, Verbrauchsmaterial nachfüllen), Spalten sind die Raumarten. In jedes Feld kommt eine Frequenz oder ein Strich. Ein Strich ist eine legitime Angabe, denn er verhindert, dass später jemand behauptet, etwas sei selbstverständlich enthalten gewesen.

Diese Differenzierung ist der wirksamste Sparhebel überhaupt: Wenig genutzte Lagerbereiche brauchen keine Bürofrequenz, während Sanitär und Eingangsbereich meist die höchste Taktung verdienen. Wie man die passende Taktung findet, ist ein eigenes Thema - dazu und zu vielen weiteren Fragen finden Sie Beiträge in unserem Blog.

Unterhalts-, Sonder- und Grundreinigung trennen

Drei Leistungsarten, drei getrennte Abschnitte. Die Unterhaltsreinigung ist die wiederkehrende Leistung nach Frequenzmatrix und gehört in die Monatspauschale. Die Sonderreinigung ist planbar, aber nicht monatlich: Teppichreinigung, Fassaden- oder Steinreinigung, Reinigung nach Handwerkereinsatz. Die Grundreinigung ist der komplette Neuaufbau eines Belags mit Grundreiniger, Maschine und gegebenenfalls neuer Pflegeschicht.

Fordern Sie für Sonder- und Grundreinigung Einheitspreise mit an, auch wenn Sie sie zunächst nicht beauftragen. Sie brauchen sie an zwei Stellen: Einheitspreise machen sichtbar, ob ein Bieter seinen günstigen Grundpreis über Zusatzleistungen zurückholen will, und sie geben Ihnen später eine verhandelte Grundlage, statt einen Einzelauftrag zum Tagespreis.

Glasreinigung als eigene Position mit Zyklus

Glas- und Fensterreinigung gehört fast nie in die Unterhaltspauschale, sondern als eigene Position mit eigenem Zyklus in das Verzeichnis - üblich sind ein bis vier Durchgänge im Jahr, je nach Lage und Anspruch. Anzugeben sind: Anzahl oder Fläche der Einheiten, Rahmen und Fensterbänke ja oder nein, Innen- und Außenseite getrennt, die Erreichbarkeit aus dem Raumbuch und wer eventuelle Zugangstechnik stellt und bezahlt.

Ohne diese Angaben entsteht die klassische Lücke: Der Auftraggeber rechnet mit zwei Durchgängen komplett, der Anbieter hat einen kalkuliert, und die Außenseite der oberen Etagen tauchte in keinem der beiden Papiere auf.

Verbrauchsmaterial, Zutritt und Zeitfenster

Diese Punkte klingen nach Kleingedrucktem und verschieben den Preis erheblich. Legen Sie sie fest, statt sie dem Zufall zu überlassen:

• Verbrauchsmaterial: Wer stellt Papierhandtücher, Toilettenpapier, Seife und Müllsäcke? Beides ist vertretbar - Beistellung durch den Auftraggeber oder Lieferung durch den Dienstleister -, aber die Angebote sind nur vergleichbar, wenn alle dieselbe Variante kalkulieren.
• Zeitfenster: Reinigung innerhalb, außerhalb oder überlappend zur Nutzungszeit. Nacht- und Wochenendarbeit kostet Zuschläge, sehr enge Fenster kosten Personal, weil dann mehrere Kräfte gleichzeitig antreten müssen.
• Zutritt und Schlüssel: Schlüsselübergabe, Codes, Alarmanlage, Aufzugnutzung, Zuständigkeit für die Schließanlage im Verlustfall.
• Räume und Anschlüsse: Putzraum, Wasserentnahme, Strom, Abstellmöglichkeit für Maschinen. Fehlen sie, verlängert das jeden Einsatz.
• Abfall: Wohin geht der Abfall, wer stellt die Tonnen an die Straße, welche Trennung ist vorgegeben?

Ansprechpartner, Reaktionszeiten und Qualitätsnachweis

Ein Leistungsverzeichnis beschreibt Leistung. Damit sie im Alltag auch ankommt, brauchen Sie drei organisatorische Festlegungen in der Ausschreibungsunterlage: eine benannte Objektleitung mit Erreichbarkeit statt einer Zentrale, eine Reaktionszeit für Störungen und Sonderfälle - etwa Rückmeldung am Folgetag, Einsatz innerhalb einer vereinbarten Frist - und einen Weg für die Mängelrüge, der schriftlich läuft und eine Nachbesserungsfrist nennt.

Dazu gehört, wie Qualität geprüft wird: turnusmäßige Objektbegehung mit Protokoll, gemeinsam unterschrieben, ist der einfachste belastbare Nachweis, und er muss stattfinden, solange nichts brennt. Eine Kontrolle, die es erst im Streitfall gibt, kommt zu spät.

Laufzeit, Kündigungsfristen und eine Preisanpassungsklausel sollten Sie ebenfalls schon in der Ausschreibung vorgeben, nicht erst im Vertrag verhandeln. Die Löhne in der Gebäudereinigung sind tariflich geregelt und steigen regelmäßig; ein Anbieter, der über Jahre keine Anpassung vorsehen darf, kalkuliert den Aufschlag entweder vorne ein oder spart später an der Zeit. Eine transparente Klausel ist für beide Seiten der günstigere Weg. Die vertragliche Seite haben wir in einem eigenen Beitrag ausführlicher behandelt.

Angebote lesen: Stunden statt Endpreis

Jetzt zahlt sich die Vorarbeit aus. Fordern Sie zu jedem Angebot die kalkulierten Arbeitsstunden pro Woche oder Monat mit an, aufgeteilt auf Unterhaltsreinigung und Glasreinigung. Damit rechnen Sie selbst nach, wie viele Quadratmeter pro Stunde ein Bieter unterstellt, und stellen die Bieter nebeneinander.

Das ist die ehrliche Erklärung für die meisten Preisunterschiede: Das günstigste Angebot rechnet in der Regel nicht mit weniger Marge, sondern mit weniger Zeit pro Fläche. Wenn ein Bieter für dasselbe Raumbuch nur die Hälfte der Stunden ansetzt wie die anderen, ist das kein Effizienzwunder, sondern eine Aussage über das Ergebnis, das Sie bekommen werden. Fragen Sie in diesem Fall konkret nach, welche Positionen der Frequenzmatrix in dieser Zeit tatsächlich abgearbeitet werden. Die Antwort ist aufschlussreicher als jeder Prospekt.

Purity Gebäudereinigung kalkuliert auf genau dieser Basis: Besichtigung, Raumbuch, Leistungsverzeichnis, dann ein Festpreis, der hält, für Objekte in Konstanz, Singen, Stockach, Engen, Mühlhausen-Ehingen und im übrigen Hegau. Wenn Sie noch kein Raumbuch haben, erstellen wir es gemeinsam bei der Besichtigung; welche Leistungen sich darauf abbilden lassen, zeigt die Übersicht unserer Leistungen, den Termin vereinbaren Sie über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Was ist ein Raumbuch in der Gebäudereinigung?

Eine raumweise Bestandsaufnahme des Objekts mit Nutzung, Fläche in Quadratmetern, Bodenbelag, Anzahl der Sanitäreinheiten, Glasflächen innen und außen samt Erreichbarkeit sowie Möblierungsdichte. Es ist die Datengrundlage, aus der jeder Anbieter seine Zeiten und damit seinen Preis errechnet.

Muss die Glasreinigung im Leistungsverzeichnis stehen?

Sie sollte als eigene Position mit eigenem Zyklus darin stehen, getrennt von der Unterhaltsreinigung. Nötig sind Anzahl oder Fläche der Einheiten, Innen- und Außenseite getrennt, Rahmen und Fensterbänke ja oder nein und die Erreichbarkeit. Sonst entstehen genau hier die häufigsten Nachträge.

Wie erkenne ich, ob ein günstiges Reinigungsangebot realistisch ist?

Fordern Sie die kalkulierten Arbeitsstunden pro Woche oder Monat mit an und rechnen Sie die Fläche pro Stunde aus. Weichen die Stundenansätze bei identischem Raumbuch stark voneinander ab, liegt der Preisunterschied an der Zeit pro Fläche - nicht an der Effizienz.

Wer stellt Papier, Seife und Müllsäcke?

Das ist Verhandlungssache und beide Varianten sind üblich: Beistellung durch den Auftraggeber oder Lieferung durch den Dienstleister. Entscheidend ist, dass die Ausschreibung es vorgibt, weil sonst ein Teil der Bieter das Material einkalkuliert und ein anderer Teil nicht.