Welche Nachweise Sie von einer Reinigungsfirma verlangen sollten

Wer als Hausverwaltung, Facility Manager oder kommunale Vergabestelle einen Reinigungsauftrag vergibt, übernimmt Verantwortung gegenüber Eigentümern, Gremien und im Zweifel gegenüber einem Rechnungsprüfungsamt. Gemessen wird diese Verantwortung später selten daran, wie überzeugend das Verkaufsgespräch war, sondern daran, welche Unterlagen zum Zeitpunkt der Vergabe in der Akte lagen.

Dieser Beitrag bleibt deshalb konsequent auf der Dokumentenebene: welches Papier Sie sich vorlegen lassen, wer es ausstellt, wie aktuell es sein sollte, was es belegt und, mindestens ebenso wichtig, was es gerade nicht belegt. Wie sich ein Anbieter im Gespräch verhält, behandelt unser Beitrag zu den Kriterien für die richtige Anbieterwahl. Die vertragliche Ebene mit Laufzeit, Haftungsklauseln und Schlüsselregelung finden Sie im Beitrag zum Reinigungsvertrag. Hier geht es um die Mappe davor.

Was eine Dokumentenprüfung leisten kann und was nicht

Jedes der folgenden Papiere ist eine Momentaufnahme mit Stichtagsbezug. Eine Bescheinigung sagt, wie die Lage am Ausstellungstag war, nicht wie sie in acht Monaten sein wird. Wer das im Kopf behält, sammelt Unterlagen nicht als Ritual, sondern liest sie: Wer ist Aussteller, auf welches Datum lautet das Dokument, auf welche Firmierung, und deckt sich diese mit dem Briefkopf des Angebots?

Der zweite Nutzen liegt in der Vollständigkeit. Ein Betrieb, der eine komplette, aktuelle Nachweismappe binnen weniger Tage liefert, hat geordnete Verwaltung und eine Ansprechperson dafür. Wer drei Wochen braucht und zwei Unterlagen nachreicht, sagt Ihnen damit etwas über seine Organisation. Die folgenden Einordnungen ersetzen keine Rechtsberatung: Über Anforderungen im konkreten Verfahren entscheidet die zuständige Stelle, steuerliche und arbeitsrechtliche Fragen gehören im Einzelfall in fachliche Prüfung.

Gewerbeanmeldung und Eintragung bei der Handwerkskammer

Die Gewerbeanmeldung stellt das Gewerbeamt der Sitzgemeinde aus. Sie belegt, dass der Betrieb zu einem bestimmten Datum mit einer bestimmten Tätigkeitsbeschreibung angemeldet wurde, und zeigt, ob diese Tätigkeit überhaupt das abdeckt, was Sie beauftragen wollen. Sie belegt nicht die Qualifikation, nicht die Betriebsgröße und schon gar nicht die Zahlungsfähigkeit. Fehlt sie oder weicht die Firmierung ab, ist das ein Grund, das Angebot zurückzustellen.

Beim zweiten Papier lohnt Genauigkeit, weil hier viele Leistungsverzeichnisse einen Fehler enthalten: Das Gebäudereiniger-Handwerk ist in Anlage B Abschnitt 1 der Handwerksordnung aufgeführt und damit ein zulassungsfreies Handwerk. Eine Meisterpflicht besteht für die Gebäudereinigung also nicht. Wer „Meisterbetrieb" als Mindestanforderung ausschreibt, engt den Bieterkreis ohne tragfähige Grundlage ein. Betriebe dieser Gruppe werden bei der Handwerkskammer in einem eigenen Verzeichnis geführt, ein Meistertitel ist möglich, aber freiwillig. Prüfbar und sinnvoll ist deshalb die Bestätigung der Kammer über die Eintragung: Sie zeigt, dass der Betrieb dort geführt wird, seit wann und unter welcher Anschrift. Über Qualität sagt sie nichts.

Betriebshaftpflicht: die Deckungsbestätigung wirklich lesen

Ausgestellt wird sie vom Versicherer, nicht vom Betrieb. Auf der Bestätigung sollten Versicherungsnehmer in korrekter Firmierung, Vertragsnummer, Laufzeit und die Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden stehen. Entscheidend sind bei Reinigungsleistungen jedoch die eingeschlossenen Zusatzrisiken, und genau dort weichen Policen stark voneinander ab.

• Tätigkeits- und Bearbeitungsschäden: Schäden an genau den Sachen, an denen gearbeitet wird. Ohne diesen Einschluss ist der typische Reinigungsschaden nicht gedeckt.
• Schlüssel- und Schließanlagenrisiko: bei Objekten mit zentraler Schließanlage der teuerste denkbare Einzelschaden.
• Abhandenkommen fremder Sachen sowie Schäden an überlassenen Räumen.
• Mitversicherung von Nachunternehmern, falls welche eingesetzt werden.

Die Bestätigung sollte auf das laufende Versicherungsjahr datiert sein. Was sie nicht belegt: dass die Prämie auch morgen noch gezahlt ist, dass der Vertrag nicht zwischenzeitlich gekündigt wurde und vor allem nicht, dass die Deckungssumme für Ihr Objekt angemessen ist. Das müssen Sie selbst einschätzen, denn es hängt am Wert dessen, was im Haus steht, nicht am Auftragsvolumen.

Berufsgenossenschaft und Sozialversicherung

Reinigungsbetriebe sind der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft zugeordnet. Deren Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt zweierlei: dass der Betrieb Mitglied ist und dass zum Ausstellungszeitpunkt keine Beitragsrückstände bestehen. Das Dokument ist befristet und wird üblicherweise nur wenige Monate anerkannt. Verlangen Sie es frisch, nicht als Scan aus dem vorletzten Jahr.

Das Gegenstück auf der Sozialversicherungsseite ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse als Einzugsstelle für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge. Beide Papiere zusammen sagen viel über die wirtschaftliche Stabilität eines Betriebs, denn Beiträge sind das Erste, was in Schieflagen liegen bleibt. Was sie nicht belegen: wie viele Beschäftigte gemeldet sind, ob die Einstufung korrekt ist und ob alle Personen, die später in Ihrem Objekt stehen, zu diesem Betrieb gehören.

Bescheinigung in Steuersachen und die Umsatzsteuer-Sonderregel

Die Bescheinigung in Steuersachen erteilt das Finanzamt und gibt Auskunft über das steuerliche Zahlungsverhalten zum Stichtag. In öffentlichen Vergabeverfahren wird sie regelmäßig gefordert, für private Auftraggeber ist sie ein freiwilliges, aber aussagekräftiges Zusatzdokument. Auch hier gilt: reine Momentaufnahme, nicht älter als wenige Monate anfordern.

Ein verbreiteter Irrtum betrifft die Freistellungsbescheinigung nach § 48b des Einkommensteuergesetzes. Sie gehört zur Bauabzugsteuer und knüpft an Bauleistungen an. Laufende Unterhaltsreinigung ist im Regelfall keine Bauleistung, das Papier ist dort also schlicht der falsche Anknüpfungspunkt. Bei einer Bauendreinigung im Rahmen eines Bauvorhabens kann die Einordnung anders ausfallen, entschieden wird sie im Einzelfall von der Finanzverwaltung.

Der für Reinigungsleistungen sachlich richtige Punkt ist § 13b Absatz 2 Nummer 8 des Umsatzsteuergesetzes: Bei Gebäudereinigungsleistungen geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über, wenn dieser selbst nachhaltig Gebäudereinigungsleistungen erbringt. Nachgewiesen wird diese Eigenschaft mit der Bescheinigung nach dem amtlichen Vordruck USt 1 TG, die das Finanzamt befristet erteilt. Für eine Hausverwaltung, einen Schulträger oder eine Kommune, die für eigene beziehungsweise verwaltete Objekte reinigen lässt, greift diese Regel im Regelfall nicht, die Rechnung kommt normal mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Relevant wird sie erst, wenn Reinigungsleistungen selbst weitergegeben werden. Die konkrete Einordnung gehört zum Steuerberater.

Nachweise zu Personal und Nachunternehmern

Diese Gruppe unterscheidet sich von den vorherigen: Hier stellt der Anbieter selbst aus, es sind Erklärungen, keine behördlichen Bescheinigungen. Genau deshalb sollten sie schriftlich, unterschrieben und Bestandteil der Vergabeunterlagen sein. Üblich sind eine Erklärung, dass das eingesetzte Personal beim Anbieter angestellt und sozialversichert ist, eine Verpflichtungserklärung zur Zahlung des allgemeinverbindlichen Branchenmindestlohns und vor allem eine Nachunternehmererklärung: ob Nachunternehmer eingesetzt werden, für welche Leistungsteile, welche Firmen das sind und ob deren Nachweise in gleicher Tiefe vorliegen.

Zwei Einordnungen dazu. Erstens der Datenschutz: Sie brauchen keine Kopien von Ausweisen oder Arbeitsverträgen einzelner Reinigungskräfte. Betriebliche Erklärungen und, wo nötig, eine Personaleinsatzliste für die Zutrittsorganisation reichen. Zweitens die viel zitierte Auftraggeberhaftung nach § 14 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes: Sie zielt nach der Rechtsprechung auf Unternehmer, die eine übernommene Werk- oder Dienstleistungspflicht an Dritte weitergeben. Wer als Eigentümer oder Verwaltung Reinigung für eigene beziehungsweise verwaltete Objekte im Eigenbedarf beauftragt, haftet danach grundsätzlich nicht als Bürge für die Mindestlöhne des Auftragnehmers. Eine Entwarnung für alles ist das nicht: Bußgeldrisiken beim Anbieter und der Ausfall eines Dienstleisters mitten in der Saison bleiben Ihr Problem, und die Abgrenzung entscheidet sich an der konkreten Konstellation.

Prüfmatrix für die Vergabeakte

Praktische Empfehlung: Fordern Sie die Mappe zur Angebotsabgabe an und legen Sie fest, dass befristete Bescheinigungen jährlich unaufgefordert erneuert werden. Sonst ist die Akte im dritten Jahr so aktuell wie am ersten Tag, nur eben von damals.

Wie wir mit unserer Nachweislage umgehen

Purity Gebäudereinigung legt diese Unterlagen auf Anfrage vollständig und aktuell vor, für Unterhaltsreinigung ebenso wie für Glas- und Fensterreinigung, Steinreinigung oder Bauendreinigung. Ein Gütesiegel ist das nicht: Eine vollständige Nachweismappe zeigt, dass ein Betrieb ordentlich geführt und versichert ist. Sie zeigt nicht, dass er Ihr Objekt gut reinigt.

Das entscheidet sich am Leistungsverzeichnis nach Besichtigung, an festen Objektteams statt wechselnder Aushilfen und an einer benannten Ansprechperson für Reklamationen. Einen Überblick über unsere Leistungen finden Sie auf der Startseite, ein Beispiel für unser Einsatzgebiet ist die Unterhaltsreinigung in Konstanz. Für Objektbesichtigung und Nachweismappe erreichen Sie uns über das Kontaktformular.

Häufige Fragen

Muss eine Reinigungsfirma ein Meisterbetrieb sein?

Nein. Das Gebäudereiniger-Handwerk zählt zu den zulassungsfreien Handwerken der Anlage B Abschnitt 1 der Handwerksordnung, eine Meisterpflicht besteht dort nicht. Ein Meistertitel ist freiwillig möglich. Prüfbar ist stattdessen die Bestätigung der Handwerkskammer über die Eintragung des Betriebs.

Wie alt dürfen Unbedenklichkeitsbescheinigungen sein?

Bescheinigungen von Berufsgenossenschaft, Krankenkasse und Finanzamt sind Stichtagsdokumente und werden üblicherweise nur wenige Monate anerkannt. Fordern Sie sie zur Angebotsabgabe frisch an und vereinbaren Sie vertraglich eine jährliche unaufgeforderte Erneuerung.

Haftet eine Hausverwaltung für die Mindestlöhne des Reinigungsdienstleisters?

Die Auftraggeberhaftung nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz zielt nach der Rechtsprechung auf Unternehmer, die eine übernommene Leistungspflicht an Dritte weitergeben. Wer für eigene oder verwaltete Objekte im Eigenbedarf beauftragt, haftet grundsätzlich nicht als Bürge. Die Abgrenzung im Einzelfall gehört in fachliche Prüfung.

Welche Deckungssumme sollte die Betriebshaftpflicht haben?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, weil die angemessene Höhe am Wert und Risiko Ihres Objekts hängt, nicht am Auftragswert. Wichtiger als die Summe allein sind die eingeschlossenen Risiken, insbesondere Tätigkeits- und Bearbeitungsschäden sowie das Schlüssel- und Schließanlagenrisiko.