Reinigungsfirma kündigen: Fristen, Mängel und ein sauberer Wechsel

Die Papierkörbe werden nur noch jeden zweiten Termin geleert, im Treppenhaus liegt seit Wochen derselbe Staub, und auf Beschwerden kommt keine Antwort. Irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem Sie nicht mehr nachbessern lassen, sondern wechseln wollen. Genau dann lohnt es sich, einen Moment innezuhalten: Wer überstürzt kündigt, zahlt womöglich bis zum Laufzeitende weiter oder steht plötzlich ohne Reinigung da.

Wir sind selbst ein Reinigungsunternehmen am westlichen Bodensee und schreiben hier aus der Sicht der Branche. Die folgenden Punkte geben einen Überblick über die gesetzlichen Grundlagen und die praktischen Stolpersteine – sie ersetzen keine anwaltliche Prüfung Ihres konkreten Vertrags.

Zuerst: drei Stellen im Vertrag

Bevor Sie ein Kündigungsschreiben aufsetzen, suchen Sie im Vertrag nach genau drei Dingen:

1. Laufzeit. Ist der Vertrag unbefristet oder auf eine feste Zeit geschlossen, etwa ein oder zwei Jahre? Verlängert er sich automatisch, wenn niemand kündigt?
2. Kündigungsfrist. Wie lange vor dem Ende muss die Kündigung zugehen – und zu welchem Termin: Monatsende, Quartalsende, Vertragsjahr?
3. Form. Verlangt der Vertrag Schriftform, also eine eigenhändig unterschriebene Erklärung, oder genügt Textform wie eine E-Mail?

Steht zu einem dieser Punkte nichts im Vertrag oder gibt es gar keinen schriftlichen Vertrag, wird die Rechtslage schnell unübersichtlich. Gerichte ordnen Reinigungsverträge häufig als Werkvertrag ein; welche gesetzlichen Kündigungsregeln dann im Einzelfall greifen, ist eine Frage für eine Anwältin oder einen Anwalt, nicht für einen Blogartikel.

Die ordentliche Kündigung

In den meisten Fällen ist die ordentliche Kündigung der richtige Weg. Sie brauchen keinen Grund, müssen aber Frist und Form einhalten. Ein paar praktische Hinweise:

• Maßgeblich ist der Zugang beim Dienstleister, nicht das Absendedatum. Planen Sie Puffer ein.
• Wählen Sie einen Versandweg mit Nachweis, etwa Einschreiben oder persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung.
• Nennen Sie Vertragsnummer, Objekt und gewünschtes Beendigungsdatum und bitten Sie um schriftliche Bestätigung.
• Bei Hausverwaltungen: Klären Sie vorher, ob ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft nötig ist, und ob Sie ihn haben.

Haben Sie die Frist knapp verpasst, fragen Sie beim Dienstleister nach einem Aufhebungsvertrag. Viele Firmen lassen sich auf ein früheres Ende ein, wenn die Zusammenarbeit ohnehin nicht mehr trägt – einen Anspruch darauf haben Sie aber nicht.

Privathaushalte: was das Gesetz bei Formularverträgen begrenzt

Für Privatkunden gibt es einen wichtigen Schutz. Verwendet die Reinigungsfirma vorformulierte Vertragsbedingungen gegenüber einer Verbraucherin oder einem Verbraucher, zieht § 309 Nr. 9 BGB bei Verträgen über regelmäßige Dienst- oder Werkleistungen Grenzen. In der seit März 2022 geltenden Fassung sind unwirksam:

• eine anfängliche Laufzeit von mehr als zwei Jahren,
• eine stillschweigende Verlängerung, es sei denn, der Vertrag verlängert sich auf unbestimmte Zeit und ist danach jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündbar,
• eine Kündigungsfrist von mehr als einem Monat vor Ablauf der zunächst vorgesehenen Laufzeit.

Außerdem darf für Kündigungserklärungen gegenüber Verbrauchern in Formularverträgen keine strengere Form als die Textform verlangt werden (§ 309 Nr. 13 BGB). Eine E-Mail reicht dann also grundsätzlich aus. Für Verträge zwischen Unternehmen gelten diese Grenzen so nicht – dort zählt, was vereinbart wurde.

Fristlos kündigen wegen schlechter Leistung

Die fristlose Kündigung ist der Weg, den unzufriedene Kunden am liebsten gehen würden – und der am häufigsten scheitert. Grundlage ist § 314 BGB: Ein Dauerschuldverhältnis kann aus wichtigem Grund ohne Frist gekündigt werden, wenn Ihnen die Fortsetzung bis zum regulären Ende unter Abwägung aller Umstände nicht zumutbar ist.

Dass auch Reinigungsmängel ein solcher Grund sein können, hat der Bundesgerichtshof ausdrücklich bestätigt (Urteil vom 10. Oktober 2019, VII ZR 1/19). Im Fall hatte das Land Berlin Reinigungsverträge wegen Mängeln außerordentlich gekündigt und die Mehrkosten für Ersatzfirmen verlangt. Der BGH stellte fest: Unzumutbarkeit kann sich aus Mängeln ergeben, wenn sie das für die Fortsetzung notwendige Vertrauensverhältnis schwerwiegend stören. Der Anspruch auf Ersatz der Mehrkosten verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren.

Zwei Hürden aus § 314 BGB sollten Sie kennen. Besteht der wichtige Grund in einer Vertragsverletzung, ist die Kündigung in der Regel erst nach erfolgloser Frist zur Abhilfe oder nach erfolgloser Abmahnung zulässig. Und Sie müssen innerhalb einer angemessenen Frist kündigen, nachdem Sie vom Kündigungsgrund erfahren haben – wer monatelang Mängel hinnimmt, kann sich später schwer darauf berufen.

Mängel belegen, bevor Sie kündigen

Ob ordentlich oder fristlos: Eine saubere Dokumentation stärkt Ihre Position und verkürzt jede Diskussion. Bewährt hat sich:

• Fotos mit Datum von konkreten Stellen, am besten über mehrere Termine hinweg dieselben.
• Abgleich mit dem Leistungsverzeichnis: Was war vereinbart, was wurde nicht erbracht? „Es ist nicht sauber“ ist kein Mangel, „Sanitärräume laut Vertrag täglich, an sechs von zehn Tagen nicht gereinigt“ schon.
• Schriftliche Mängelanzeigen mit Frist zur Nachbesserung. Sie sind zugleich die Abmahnung, die § 314 BGB meist voraussetzt.

Manchmal zeigt diese Übung auch, dass das Problem eher im Vertrag liegt als in der Ausführung – etwa weil ein Intervall bestellt wurde, das für die tatsächliche Nutzung nie gereicht hat. Dann hilft ein Wechsel nur, wenn der neue Vertrag anders aussieht.

Der Übergang: Schlüssel, Material, Personal

Die meisten Pannen passieren nicht bei der Kündigung, sondern in der Woche danach. Denken Sie an:

• Schlüssel, Transponder, Alarmcodes: Lassen Sie sich die Rückgabe quittieren und ändern Sie Codes.
• Material und Geräte: Was gehört Ihnen, was der alten Firma? Verbrauchsmaterial in Spendern wird gern vergessen.
• Nahtlosen Start: Der erste Einsatz der neuen Firma sollte am Tag nach dem letzten Einsatz der alten liegen, nicht „irgendwann im neuen Monat“.
• Personal: Übernimmt die neue Firma das bisherige Reinigungsteam, kann das arbeitsrechtliche Folgen haben. Wir haben dazu einen eigenen Artikel zum Betriebsübergang im Blog.

Was Sie beim neuen Vertrag anders regeln sollten

Nutzen Sie den Wechsel, um die Schwächen des alten Vertrags zu beheben: ein Leistungsverzeichnis mit Flächen und Intervallen statt Pauschalbeschreibungen, eine feste Ansprechperson, ein vereinbarter Weg für Reklamationen mit Reaktionszeit und eine überschaubare Erstlaufzeit. Bei uns arbeiten wir mit Festpreisen, die sich an diesem Leistungsverzeichnis orientieren – Mehrleistungen werden vorher abgestimmt, nicht nachträglich berechnet.

Ehrlich gesagt: Nicht jeder Ärger rechtfertigt einen Wechsel. Wenn die Firma auf eine klare, schriftliche Mängelanzeige schnell reagiert, ist Nachsteuern oft günstiger als ein Neustart mit Einarbeitung. Wenn aber Anzeigen versanden und Ansprechpartner wechseln, ist der Wechsel meist die bessere Wahl. Welche Leistungen wir in Konstanz, Singen, Stockach, Engen und im Hegau anbieten, sehen Sie unter Leistungen; für eine Begehung vor Ort erreichen Sie uns über den Kontakt.

Häufige Fragen

Welche Kündigungsfrist gilt für eine Reinigungsfirma?

Zuerst die im Vertrag vereinbarte. Bei Formularverträgen mit Privatkunden begrenzt § 309 Nr. 9 BGB die Erstlaufzeit auf zwei Jahre und die Kündigungsfrist auf einen Monat. Fehlt eine Regelung ganz, sollten Sie die Rechtslage anwaltlich prüfen lassen.

Kann ich wegen schlechter Reinigung fristlos kündigen?

Ja, wenn Ihnen die Fortsetzung nicht zumutbar ist. Der BGH hat 2019 (VII ZR 1/19) bestätigt, dass Mängel ein wichtiger Grund sein können. In der Regel müssen Sie aber vorher abmahnen oder eine Frist zur Abhilfe setzen und dann zeitnah kündigen.

Reicht eine Kündigung per E-Mail?

Das hängt vom Vertrag ab. Verlangt er Schriftform, brauchen Sie eine unterschriebene Erklärung. Gegenüber Privatkunden darf ein Formularvertrag keine strengere Form als die Textform verlangen, eine E-Mail genügt dann grundsätzlich.

Wie vermeide ich eine Lücke zwischen alter und neuer Firma?

Legen Sie den Starttermin der neuen Firma direkt auf den Tag nach dem letzten Einsatz der alten, regeln Sie die Schlüsselübergabe schriftlich und klären Sie vorab, welches Material Ihnen gehört.