Reinigungskraft anstellen oder Dienstleister beauftragen? Der ehrliche Vergleich

Ab einer bestimmten Objektgröße stellt sich die Frage fast von allein: Stellen wir jemanden für die Reinigung ein oder beauftragen wir einen Fachbetrieb? Der Vergleich sieht auf dem Papier eindeutig aus, weil der Stundensatz eines Dienstleisters deutlich über dem Lohn liegt, den man selbst zahlen würde. Genau dieser Vergleich führt jedoch in die Irre, denn er stellt zwei Größen gegenüber, die nicht dasselbe messen.

Dieser Beitrag rechnet keine Seite schön. Er zeigt, was zur Anstellung tatsächlich gehört, was im Stundensatz eines Dienstleisters enthalten ist und ab wann welches Modell wirtschaftlich trägt. Eine Rechts- oder Steuerberatung ist er ausdrücklich nicht: Für Ihren konkreten Fall sind Steuerberater, Lohnbüro und im Zweifel ein Fachanwalt für Arbeitsrecht zuständig.

Warum der reine Stundenvergleich in die Irre führt

Bei einer Anstellung vergleichen die meisten den Bruttolohn pro Stunde mit dem Angebotspreis pro Stunde. Damit vergleichen sie eine bezahlte Stunde mit einer geleisteten Stunde, und das sind zwei verschiedene Dinge. Die angestellte Kraft wird auch für Urlaubstage, Feiertage und Krankheitstage bezahlt, in denen niemand reinigt. Der Dienstleister berechnet nur die Stunden, in denen tatsächlich gearbeitet wurde.

Dazu kommt alles, was um die Arbeitsstunde herum entsteht: Abgaben, Versicherungen, Material, Maschinen, Verwaltung und Einarbeitung. Wer diese Posten ausblendet, unterschätzt die Anstellung systematisch. Wer sie sauber aufschreibt, kommt zu einer belastbaren Entscheidung, die je nach Objekt durchaus für die eigene Kraft ausfallen kann.

Was zur Anstellung wirklich dazugehört

Die Kostenstruktur einer eigenen Reinigungskraft besteht aus mehreren Blöcken, von denen nur der erste offensichtlich ist:

• Bruttolohn: Untergrenze ist der gesetzliche Mindestlohn; im gewerblichen Reinigungsbereich gilt zusätzlich ein Branchenmindestlohn, der darüber liegt.
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung plus Umlagen. Als grobe Größenordnung wird häufig etwa ein Fünftel des Bruttolohns genannt, je nach Krankenkasse und Umlagesätzen. Bei einem Minijob treten stattdessen Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale.
• Bezahlte Abwesenheit: gesetzlicher Mindesturlaub, Feiertage und die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, die gesetzlich bis zu sechs Wochen je Erkrankung vorgesehen ist.
• Gesetzliche Unfallversicherung: Die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft beziehungsweise Unfallkasse ist Pflicht, nicht optional.
• Arbeitsmittel: Reinigungswagen, Maschinen, Tücher und Wischsysteme, Verbrauchsmaterial, Schutzausrüstung sowie ein abschließbarer Lagerplatz.
• Einarbeitung und Verwaltung: Arbeitsvertrag, Meldungen, Lohnabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Unterweisung in Gefahrstoffe und Geräte, dazu die Zeit, in der jemand aus Ihrem Team all das betreut.

Ein Punkt aus dieser Liste wird besonders oft übersehen: die Einarbeitung. Welches Mittel auf welchen Belag darf, wie dosiert wird, in welcher Reihenfolge man Sanitärbereiche reinigt, damit nichts verschleppt wird: Das ist Fachwissen. Ein Dosierfehler auf Naturstein oder versiegeltem Parkett kostet mehr als ein Jahr Reinigung.

Die Pflichten, die mit dem Arbeitsvertrag entstehen

Mit der Anstellung werden Sie Arbeitgeber, und das ist eine Rolle mit festen Regeln. Dazu gehören die Anmeldung zur Sozialversicherung, die bei geringfügiger Beschäftigung über die Minijob-Zentrale und sonst über die Krankenkasse läuft, ein schriftlicher Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die Unterweisung im Arbeitsschutz und die Einhaltung von Kündigungsfristen. Nichts davon ist unlösbar, aber alles davon ist Arbeit, die niemand sonst übernimmt.

Eine Variante scheidet dabei von vornherein aus: Schwarzarbeit ist keine Option. Sie ist eine Ordnungswidrigkeit oder Straftat, führt zu Nachforderungen von Beiträgen und Steuern samt Bußgeldern, und im Schadens- oder Unfallfall stehen Sie ohne jeden Versicherungsschutz da. Für Praxen, Kanzleien und Hausverwaltungen kommt hinzu, dass ein solcher Vorgang berufsrechtlich und gegenüber Eigentümern kaum zu erklären ist. Der scheinbare Ersparnisvorteil ist der teuerste Posten in dieser ganzen Rechnung.

Das unterschätzte Thema: Ausfall und Vertretung

Fast jede Entscheidung für eine eigene Kraft wird ohne diesen Punkt getroffen, und fast jede Enttäuschung hängt daran. Eine einzelne Person kann krank werden, Urlaub nehmen, kündigen oder in Elternzeit gehen. In allen diesen Fällen zahlen Sie unter Umständen weiter und haben trotzdem keine Reinigung.

Für ein Lagerbüro ist das ärgerlich. Für eine Zahnarztpraxis, eine Kanzlei mit Publikumsverkehr oder ein Treppenhaus in einer WEG-Verwaltung ist es ein echtes Problem, weil Hygiene und Erscheinungsbild dort nicht drei Wochen pausieren dürfen. Ein Fachbetrieb hält Vertretung strukturell vor: Fällt jemand aus, kommt jemand anderes. Lassen Sie sich diese Vertretungsregelung im Vertrag zusagen, statt sie zu unterstellen. Sie ist einer der wesentlichen Gründe, warum der Stundensatz höher liegt.

Was im Stundensatz eines Dienstleisters enthalten ist

Der höhere Preis ist keine Marge, sondern ein Bündel. Enthalten sind der tarifliche Lohn samt aller Nebenkosten, die bezahlte Abwesenheit, Maschinen und deren Wartung, Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial, Anfahrt, Objektbetreuung und Qualitätskontrolle, die Vertretung im Ausfall sowie die komplette Personalverwaltung, die bei Ihnen nicht anfällt.

Dazu kommt die Absicherung: Ein Fachbetrieb haftet für Schäden, die bei der Arbeit entstehen, und ist dafür versichert; die Details dazu behandeln wir in einem eigenen Beitrag im Blog. Und es kommt Fachkompetenz dazu, die eine einzelne Kraft nicht mitbringen kann: Glas- und Fensterreinigung an schwer zugänglichen Flächen, Dampfreinigung, Steinreinigung oder Fliesen Detailing verlangen Maschinen und Routine, nicht guten Willen. Bei Purity ist der Umfang zudem über die Festpreisgarantie fixiert, sodass Sie mit einer Zahl planen können statt mit einer Bandbreite.

Beide Modelle nebeneinander

Ab wann welches Modell sinnvoll ist

Für die Anstellung spricht eine Konstellation aus hohem, gleichmäßigem Bedarf an einem einzigen Standort, überwiegend einfachen Flächen, dem Wunsch nach dauerhafter Präsenz im Haus sowie einer bereits vorhandenen Personalverwaltung. Wenn Sie ohnehin ein Lohnbüro haben und mehrere Personen beschäftigen, ist eine weitere Kraft organisatorisch kein Bruch.

Für den Dienstleister spricht das Gegenteil: wenige Stunden pro Woche, mehrere Objekte oder Etagen, schwankender Bedarf, Anspruch auf Fachverfahren wie Glas-, Stein- oder Dampfreinigung, und ein Ausfall, den Sie sich nicht leisten können. Ein weiterer Punkt betrifft Praxen und Kanzleien besonders: Vertraulichkeit und Schlüsselgewalt sind bei einem Betrieb vertraglich geregelt, mit dokumentierter Schlüsselübergabe, Verschwiegenheitsverpflichtung und benannter Verantwortung, statt allein auf persönlichem Vertrauen zu ruhen.

In der Praxis ist die Mischform häufig die beste Lösung: eine angestellte Kraft für die tägliche Unterhaltsreinigung, dazu ein Fachbetrieb für die Turnusarbeiten, für die Maschinen nötig sind, und für die Vertretung im Ausfall. Welche Aufteilung in Ihrem Objekt in Konstanz, Singen, Stockach, Engen oder im Hegau rechnet, lässt sich am Besichtigungstermin klären; einen Überblick über die Leistungen finden Sie vorab, den Termin vereinbaren Sie über das Kontaktformular.

Sonderfall Privathaushalt

Im Privathaushalt ist die Anstellung deutlich einfacher als im Betrieb: Für Minijobs gibt es bei der Minijob-Zentrale das vereinfachte Haushaltsscheck-Verfahren, über das Abgaben und Unfallversicherung mit erledigt werden. Der Aufwand ist überschaubar, die Anmeldung bleibt aber Pflicht.

Steuerlich sind haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und haushaltsnahe Dienstleistungen unter bestimmten Voraussetzungen begünstigt. Das kann sowohl für eine angemeldete Haushaltshilfe als auch für die Rechnung eines Reinigungsbetriebs gelten. Entscheidend ist in der Regel, dass eine Rechnung vorliegt und unbar bezahlt wird; Barzahlung ohne Belege schließt die Begünstigung typischerweise aus. Ob und in welcher Höhe das in Ihrem Fall greift, klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt, denn pauschale Aussagen wären hier unseriös.

Häufige Fragen

Ist eine eigene Reinigungskraft günstiger als ein Dienstleister?

Der Bruttolohn liegt niedriger als der Stundensatz, das ist aber nur ein Teil der Rechnung. Hinzu kommen Arbeitgeberanteile, bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Unfallversicherung, Arbeitsmittel und Verwaltung. Ob am Ende die Anstellung günstiger ist, hängt vor allem am Stundenvolumen und daran, ob Sie Ausfälle auffangen können.

Was muss ich anmelden, wenn ich eine Reinigungskraft einstelle?

Je nach Beschäftigungsform läuft die Anmeldung über die Minijob-Zentrale oder über die Krankenkasse, dazu kommt die gesetzliche Unfallversicherung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Außerdem sind ein Nachweis der Arbeitsbedingungen, die Arbeitszeitaufzeichnung und die Unterweisung im Arbeitsschutz erforderlich. Die Details klärt am besten Ihr Lohnbüro oder Steuerberater.

Wer reinigt, wenn meine angestellte Kraft krank wird?

Diese Frage müssen Sie als Arbeitgeber selbst beantworten, denn eine Vertretung ist nicht automatisch vorhanden. Bei einem Fachbetrieb ist die Vertretung Teil der Leistung und lässt sich im Vertrag festhalten. Für Objekte mit Publikumsverkehr oder Hygieneanforderungen ist das oft das ausschlaggebende Argument.

Kann ich Reinigungskosten im Privathaushalt steuerlich geltend machen?

Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und haushaltsnahe Dienstleistungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich begünstigt, sowohl bei angemeldeter Haushaltshilfe als auch bei der Rechnung eines Betriebs. Wichtig ist in der Regel eine Rechnung und unbare Zahlung. Ob und in welcher Höhe das für Sie gilt, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt klären.